Đối với các doanh nghiệp, công ty, cửa hàng thì tổ chức sự kiện là một dấu mốc không thể thiếu trong quá trình hoạt động. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ có từ 2 sự kiện trở nên vào mỗi năm nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu, giao lưu,.. thương hiệu mình. Một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả theo chuyên gia hàng đầu hiện nay sẽ gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé.
Các loại tổ chức sự kiện phổ biến
Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau. Mỗi loại lại có những đặc điểm, mục đích riêng biệt. Sau đây là các loại phổ biến thường được tổ chức hiện nay:
Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo
Mục đích: nhằm đưa ra những định hướng của công ty, giao lưu các kiến thức, kết nối tới các khách hàng mục tiêu. Bên cạnh đó, mục đích của hội nghị, hội thảo còn để quảng bá tới truyền thông các thông tin liên quan.
Tính chất đặc trưng: thông thường hội thảo chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn, khoảng vài tiếng, lâu nhất là trong 1 ngày. Sẽ có những diễn giả, người có chuyên môn phát biểu, cung cấp các thông tin với mọi người trong cuộc hội thảo. Hội nghị thì thường kéo dài trong thời gian lâu hơn là khoảng nửa ngày hoặc diễn ra trong 2 – 3 ngày.
p>
Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm
Mục đích: nhằm giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ nào đó mới ra mắt đến mọi người và truyền thông. Tạo dấu ấn cho khách biết tới thông tin của sản phẩm. tăng cường hoạt động PR.
Tính chất đặc trưng: thường được tổ chức vào cuối tuần, thời gian thuận tiện cho khách hàng và đơn vị tổ chức. Nội dung của dạng tổ chức sự kiện này truyền tải những thông điệp tới khách hàng mục tiêu, các nổi trội của sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh.
Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành
Mục đích: đây là sự kiện trọng đại của doanh nghiệp, công ty, cửa hàng,.. Ngoài mục đích chính là để quảng bá thương hiệu tới khách hàng, nó còn mang ý nghĩa khởi đầu cho sự suôn sẻ và thành công của đơn vị đó.
Tính chất đặc trưng: dạng sự kiện này cần tổ chức thật hoành tráng, càng thu hút nhiều sự chú ý càng tốt. Bên cạnh đó, còn kết nối các đối tác tiềm năng trong tương lai, thể hiện những mặt mạnh của đơn vị. Vậy nên nơi tổ chức cần đầu tư về thiết kế bảng hiệu, poster, tờ rơi, sản phẩm, quảng cáo các dịch vụ và sản phẩm,…
Ngoài ra còn các dạng sự kiện khác như: tổ chức sự kiện thành lập công ty, hội nghị tri ân khách hàng, tiệc cuối năm, lễ khởi công – động thổ, sự kiện biểu diễn nghệ thuật, tổ chức sự kiện mở bán bất động sản,…
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của chuyên gia
Để tổ chức một sự kiện thành công, đạt được mục đích đặt ra đòi hỏi người tổ chức phải nắm rõ quy trình từng bước, những vấn đề xảy ra:
Nghiên cứu rõ về sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện từng công đoạn là một điều không thể thiếu. Không những thế, người tổ chức phải có tầm nhìn rộng, bao quát được toàn bộ chương trình, nghiên cứu kỹ mục đích, nội dung cần đề cập đến trong buổi diễn ra sự kiện đó.
Lưu ý đến các yếu tố sau:
- Chủ đề của sự kiện
- Mục đích
- Thông điệp hướng tới
- Các đối tượng tham dự
- Thời gian
- Ngân sách
- Thông tin sản phẩm / dịch vụ
Nội dung sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi người tổ chức phải đưa ra được những ý tưởng mới mẻ, táo bạo. Cần thiết kế các phần diễn ra trong sự kiện đó để tạo được hiệu quả thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng cho đối tượng mục tiêu.
Thiết kế sự kiện
Lưu ý đến các phần sau:
- Địa điểm tổ chức: phụ thuộc vào loại hình sự kiện, quảng bá thương hiệu nên chọn địa điểm có đông người chú ý, hội thảo thì diễn ra trong phòng hội nghị sang trọng,..
- Thời gian tổ chức hợp lý, tiện đối với người tham gia
- Chủ đề mới mẻ, hấp dẫn, nổi bật thông điệp.
- Hình ảnh hấp dẫn, thiết kế không gian nổi bật bằng phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, đèn chiếu, video, logo, cổ động,…
Mong rằng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn. Chúc bạn tạo được một buổi sự kiện thành công.
Có thể bạn quan tâm: